Gestión de la Capacidad Instalada – Parte 1

Leyendo un poco el libro Essencials of Capacity Management de Reginald Tomas Yu-Lee me llamó la atención la forma en como relaciona la Capacidad Instalada con muchos conceptos como las finanzas, los flujos de efectivo, el conocimiento (knowledge), los pronósticos y varios activos. En mis años de estudio vimos muchas definiciones de lo que es la capacidad instalada en si hasta el punto de tener problemas en ponernos de acuerdo en un concepto en específico de esta por que lo vimos de una forma muy limitada: solo producción. Complementamos con las áreas de administración, comercialización y finanzas pero muy después cuando lo integramos en proyectos. Entonces me pregunto ¿Que es en realidad y como se gestiona esa capacidad?

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Si buscamos en el diccionario el significado de gestionar, nos dice que es: Hacer los trámites o diligencias necesarios para resolver un asunto. Es prácticamente buscar y administrar todos los recursos posibles para lograr objetivos concretos. Si queremos organizar un congreso y nos piden ser parte del comite que lo va a gestionar, se refiere a que tendremos que buscar y administrar esos recursos. Podemos gestionar (buscar y administrar) los afiches del evento: buscar (1) alguien que nos haga los artes, las herramientas a utilizar y (2) recogerlos, imprimirlos, llevar un control de cuantos quedan, distribuirlos razonablemente, etc. (administrarlos)

Ahora la capacidad instalada , desde un punto de vista de producción, la podemos definir como todo lo que podemos producir bajo tiempos, recursos y otros parámetros definidos. Podemos producir 1000 pantallas para celulares en 8 horas (tiempo definido) utilizando 20 máquinas (recurso definido), 5,000 unidades de un material A (recurso definido) con un 8% de desperdicios (parámetro definido) y 35 operarios (recurso definido). Observemos lo importante que es definir bien los tiempos, recursos y parámetros. Ahora el concepto de gestión de la capacidad instalada comienza a tomar  un poco de forma. Más tarde, cuando hable de como se manifiesta en los costos lo veremos de forma integral.

Se subestima la importancia de la capacidad instalada cuando se falla en comprenderla en su totalidad. Esta se manifiesta de muchas formas incluyendo espacio, mano de obra, equipo, tecnología y materiales, por mencionar algunas. Cuando hablamos de gestionar la capacidad instalada nos referimos a gestionar la cantidad de lo que la empresa tiene y utiliza para producir valor. Las compañías compran y hacen inversiones en lo que después se convierte en su capacidad instalada para operar y realizar algún tipo de trabajo (por ejemplo cuando compramos una nueva máquina para producir mas). La capacidad total de una empresa esta determinada en como combina y utiliza la capacidad que ha comprado para desarrollar trabajo. La relación entre las partes individuales de capacidad (1 máquina) y la capacidad total (la fábrica completa) no esta perfectamente correlacionada muchas veces y dan errores de estimación.

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¿Por que es importante gestionar la capacidad instalada?

Si nos ponemos a pensar en el concepto de capacidad instalada total hay muchas variables que entran en juego: la capacidad de mano de obra, actividades como la venta de los productos, compras de materiales, tiempos de entrega, # máximo de servicios a prestar, deudas, capacidad de las instalaciones, inventarios (compras anticipadas de materiales) y demás. Cuando estos factores están debidamente categorizados se pueden convertir en uno de los aspectos mas importantes de la gestión de una organización por los siguientes motivos:

  • La capacidad instalada representa la mayoría de los costos de una empresa, en un estudio de factibilidad que hicimos encontramos que solo la materia prima significaba mas del 30% de los costos de la empresa de análisis.
  • La capacidad instalada representa la mayoría de los activos, recordemos muchos activos se han adquirido para que estos al ser gestionados de manera adecuada generen utilidades, hay indicadores que nos ayudan a medirlos como la Rotación que es igual a  Ventas/Activos
  • Gestionar la capacidad instalada de forma incorrecta limita el cash flow (flujo de efectivo) de una empresa por que impacta de forma general la forma de operación y desempeño.
  • Se impacta la imagen de marca, Amazon controla bien su capacidad instalada de los almacenes que los productos se envían al cliente de forma eficiente.

Para gestionarla de forma correcta se necesita entender a la organización a niveles primarios, secundarios, terciarios, cuaternarios, etc. comprendiendo sus componentes y así tener información a la mano para la toma de decisiones. Si identificamos y medimos esa capacidad en todos los niveles desde la entrada a la salida de un proceso podremos dar suficiente información a la alta gerencia para facilitar la toma de decisiones, con información sólida, que mejorar, en que invertir y en que área orientar los esfuerzos del día a día y una forma concreta de hacerlo es por indicadores de desempeño.

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